Durée: 12 mois à partir de Novembre 2013 Localisation géographique: Bangui avec la possibilité de deplacements sur le terrain
COOPI en RCA
Depuis 1974 COOPI travaille en RCA pour un développement harmonieux et complet, en faveur tant des individus que des communautés locales. En ce qui concerne les secteurs d’intervention, l'engagement vis-à-vis des réalités locales a encouragé COOPI à établir des plans et à implémenter des projets de développement dans le domaine social, économique, sanitaire, environnemental et de la formation. Les situations de conflit ont amené à la décision de se faire charge de projets d'urgence et de réhabilitation, qui sont aujourd'hui devenus un autre secteur spécifique d’intervention dans le Pays. Grâce à la présence consolidée et constante, ainsi qu’aux relations avec les institutions, les organisations non gouvernementales et les communautés locales, COOPI est reconnue comme un des points de référence pour la coopération internationale en RCA.
POSITION : ADMINISTRATEUR PAYS RAPPORT À: CHEF DE MISSION Il assure la correcte gestion administrative/financière et le caractère soutenable de la coordination pays, et des coordinations de zones (si présentes), en préparant les budgets de coordination et en contrôlant la rédaction des budgets des projets. Il s'occupe du contrôle des bilans et de la correcte disposition des rapports financiers dans le respects des procédures COOPI et des bailleurs de fonds. Il est garant pour le siège, de la justesse et de l'exhaustivité des informations.
RESPONSABILITES
Planification et contrôle du budget coordination: Il prépare, en collaboration avec le Chef de Mission et vérifie périodiquement le déroulement du budget relatif aux coûts de la coordination générale et des éventuelles coordinations de zone présentes dans le pays. Il contrôle le caractère soutenable des coordinations et des bases sous la responsabilité de la coordination pays et vérifie la correcte attribution /répartition des coûts fixes sur les projets; il contrôle les coûts non déductibles de la coordination et des projets.
Préparation budget et contrôle économique-financier des projets: Il supervise les nouveaux budgets des projets en conformité avec la planification et le caractère soutenable de la coordination pays/siège de Milan ; en collaboration avec les chefs de projet, les éventuels administrateurs de zone et le Chef de Mission, il identifie périodiquement les engagements économiques et financiers pour la réalisation des activités des projets.
Gestion des biens: il vérifie le caractère soutenable et la correcte gestion des biens de propriété de COOPI en collaboration avec la fonction logistique pays (“CAMELOT” et inventaires). Il vérifie la correcte application des procédures de l'organisation relatives à l'achat des biens et à leur gestion.
Gestion financière: Il supervise et contrôle la gestion des liquidités (caisse et banque) et l'envoi des fonds aux projets en fonction des demandes; Il gère et supervise les financements de la part des bailleurs de fonds pour la réalisation des projets (anticipations et subventions) en mettant à jour les informations qui doivent être envoyées au siège central; En accord avec le Chef de Mission, il s'active pour garantir le respect des délais pour la réception des financements; En accord avec l'Administrateur de zone du siège central, il propose au Chef de Mission les priorités pour l'échéancier de la présentation des rapports financiers.
Il assure la correcte gestion et le contrôle de la caisse de la Coordination générale et des bases/éventuelles coordinations de bases et leurs dépenses; Il a la responsabilité de la signature sur les comptes courants de l'organisation.
Monitorage économique et financier des projets: En collaboration avec les chefs de projet et/ou les administrateurs de coordination et les coordinateurs pays/zone, il vérifie périodiquement le déroulement économique et financier des projets: état des bilans, déficits, prospectives de dépenses, prévisions financières pour la réalisation des activités.
Comptes rendus et audits: Il finalise et contrôle les rapports financiers intermédiaires et finaux à présenter aux bailleurs de fonds, avant de les transmettre au siège central; il est responsable de la justesse des comptes rendus et s'assure du correct archivage des données de tous les projets gérés dans le pays ; il est responsable de la préparation et du déroulement des audits conduits dans le pays et de l'envoi au siège central des documents relatifs aux projets qui doivent suivre un audit en Italie; il est responsable de la préparation de l'audit annuel, si celui-ci est prévu dans le pays ; il garantit le fonctionnement correct des différentes bases, coordinations de zone présentes dans le pays en effectuant également des missions de vérification sur place.
Gestion du personnel local et administration du personnel local et expatrié: Il gère et supervise les administrateurs/comptables locaux qui travaillent à la Coordination; Il assure la formation des administrateurs des bases /coordination des zones sous la responsabilité de la coordination pays et de tout le personnel expatrié impliqué dans le processus administratif (ex logisticiens, chefs de projet, coordinateur de zone) et contrôle périodiquement le travail effectué (de loin ou sur place); Il aide le Chef de Mission pour les standards pour la gestion du personnel local (règlement pour le personnel local) et il garantit le tenue correcte de la documentation relative à l'administration du personnel.
Procédures: il fournit l'aide technique aux chefs de projet et aux administrateurs de projet et de coordination et contrôle la correcte application des procédures administratives de COOPI et des bailleurs de fonds.
Élaboration et transmission des données: il produit et transmet périodiquement les informations et les données demandées par le siège de Milan en respectant les délais fixés.
Archivage documentation administrative : il assure le correct archivage de la documentation administrative du pays (niveau central et périphérique) dans le respect des procédures de l'organisation.
Relations Institutionnelles: en collaboration avec la coordination pays, il s'occupe des relations et des démarches bureaucratiques avec les organismes publics et administratifs du pays (Inspecteurs du travail, Direction Générale des Impôts, banques etc.) et avec les bureaux administratifs et financiers des délégations décentrées des bailleurs de fonds institutionnels.
Note sur la position: L’Administrateur Pays substitue le coordinateur en cas d'absence de ce dernier dans le pays
Description des qualités
Préférable Licence ou diplôme en disciplines économiques ;
Expérience certifiée d’au moins trois ans, mûrie dans le secteur économique-financière, préférablement en réalités plurinationales et/ou opérants à projet.
Bonne connaissance de la langue française (écrite/lue/parlée)
Excellente connaissance logisticien Office
Excellentes capacités d'organisation
Capacité de travailler en équipe et pour objectifs.
Aptitude à construire des relations positives avec les collaborateurs
Capacité de travailler dans une ambiance multiculturelle et sous pression
Aptitude à l'implication au-delà de la simple tache assignée
Motivation à travailler dans une organisation no gouvernementale en respectant ses principes et ses valeurs
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